目前,在商務(wù)交往中,經(jīng)常需要將某些重要的文件、資料、圖表即刻送達(dá)身在異地的交往對象手中。傳統(tǒng)的郵寄書信的聯(lián)絡(luò)方式,已難于滿足這一方面的要求。在此背景之下,傳真便應(yīng)運(yùn)而生,并且迅速走紅于商界。
傳真,又叫作傳真電報(bào)。它是利用光電效應(yīng),通過安裝在普通電話網(wǎng)絡(luò)上的傳真機(jī),對外發(fā)送或是接收外來的文件、書信、資料、圖表、照片真跡的一種現(xiàn)代化的通訊聯(lián)絡(luò)的方式?,F(xiàn)在,在國內(nèi)的商界單位中,傳真機(jī)早已普及成為不可或缺的辦公設(shè)備之一。
利用傳真通訊的主要優(yōu)點(diǎn)是,它操作簡便,傳送速度非常之迅速,而且可以將包括一切復(fù)雜圖案在內(nèi)的真跡傳送出去。它的缺點(diǎn)主要是發(fā)送的自動性能較差,需要專人在旁邊進(jìn)行操作。有些時(shí)候,它的清晰度難以確保。
商界人士在利用傳真對外通訊聯(lián)絡(luò)時(shí),必須注意下述三個(gè)方面的禮儀問題。
第一,必須合法使用。國家規(guī)定:任保單位或個(gè)人在使用自備的傳真設(shè)備時(shí),均須嚴(yán)格按照電信部門的有關(guān)要求,認(rèn)真履行必要的使用的手續(xù),否則即為非法之舉。
具體而言,安裝、使用傳真設(shè)備前,須經(jīng)電信部門許可,并辦理相關(guān)的一切手續(xù),不準(zhǔn)私自安裝、使用傳真設(shè)備。
安裝、使用的傳真設(shè)備,必須配有電信部門正式頒發(fā)的批文和進(jìn)網(wǎng)許可證。如欲安裝、使用自國外直接所帶入的傳真設(shè)備,必須首先前往國家所指定的部門進(jìn)行登記和檢測,然后方可到電信部門辦理使用手續(xù)。
使用自備的傳真設(shè)備期間,按照規(guī)定,每個(gè)月都必須到電信部門交納使用費(fèi)用。
第二,必須得法使有。使用傳真設(shè)備通訊,必須在具體的操作上力求標(biāo)準(zhǔn)而規(guī)范。不然,也會令其效果受到一定程度的影響。
本人或本單位所用的傳真機(jī)號碼,應(yīng)被正確無誤地告之自己重要的交往對象。一般而言,在商用名片上,傳真號碼是必不可少的一項(xiàng)重要內(nèi)容
對于主要交往對象的傳真號碼,必須認(rèn)真地記好,為了保證萬無一失,在有必要向?qū)Ψ桨l(fā)送傳真前,最好先用對方通報(bào)一下。這樣作既提醒了對方,又不至于發(fā)錯(cuò)傳真。
發(fā)送傳真時(shí),必須按規(guī)定操作,并以提高清晰度為要旨。與此同時(shí),也要注意使其內(nèi)容簡明扼要,以節(jié)某某費(fèi)用。
單位所使用的傳真設(shè)備,應(yīng)當(dāng)安排專人負(fù)責(zé)。無人在場而又有必要時(shí),應(yīng)使之自動處于接收狀態(tài)。為了不影響工作,單位的傳真機(jī)盡量不要同辦公電話采用同一條線路。
第三,必須依禮使用。商界人員在使用傳真時(shí),必須牢記維護(hù)個(gè)人和所在單位的形象問題,必須處處不失禮數(shù)。
在發(fā)送傳真時(shí),一般不可缺少必要的問候語與致謝語。發(fā)送文件、書信、資料時(shí),更是要謹(jǐn)記這一條。
出差在外,有必要使用公眾傳真設(shè)備,即付費(fèi)使用電信部門所設(shè)立在營業(yè)所內(nèi)的傳真機(jī)時(shí),除了要辦好手續(xù)、防止泄密之外,對于工作人員亦須依禮相待。
人們在使用傳真設(shè)備時(shí),最為看重的是它的時(shí)效性。因此在收到他人的傳真后,應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間內(nèi)即刻采用適當(dāng)?shù)姆绞礁嬷獙Ψ?,以免對方惦念不已。需要辦理或轉(zhuǎn)交、轉(zhuǎn)送他人發(fā)來的傳真時(shí),千萬不可拖延時(shí)間,耽誤對方的要事。
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