在公務(wù)活動中，常有遠客從外地來，需接待單位到機場車站和碼頭迎接。秘書須注意以下事項：

1、以熱情有禮、周到妥貼的態(tài)度做好迎客工作、使客人有"賓至如歸"之感。

2、準確掌握客人到達時間。必須在客人下機、下車、下船之前到達機場、車站和碼頭等候客人，不能讓客人等候甚至空等。

3、事先準備妥當交通工具及住宿處。客房規(guī)格應(yīng)根據(jù)客人所定規(guī)格和預(yù)算進行安排，如住宿費用由客人自己承擔，則事先須了解客人的要求，征得同意后安排。

4、接應(yīng)牌。機場、車站和碼頭客流量大，為方便尋找客人，應(yīng)事先制作接應(yīng)牌，上面寫明客人的姓名、所在單位、省市、出席活動、會議的名稱，接待單位名稱、字跡端正，字體要大，容易看清。

5、接到客人，如事先互不認識，應(yīng)再核對一下，以免搞錯，與客人見面，應(yīng)表示歡迎、問候，并握手致意。接著向客人作自我介紹，還需將其他接待人員一一向客人作簡單介紹。如果對方應(yīng)邀的是重要客人，應(yīng)由本單位同等級別的領(lǐng)導(dǎo)迎接。當領(lǐng)導(dǎo)因故未能前往，由副級領(lǐng)導(dǎo)或秘書作代表，并向客人說明理由，致以歉意。

6、客人所帶箱包、行李，須主動代為提拎，但不要代背女客隨身小提包?？腿擞型羞\的物體，應(yīng)主動代為辦理領(lǐng)取手續(xù)。

7、招呼客人上車，要讓客人先上、然后自己再上。在車上可與客人寒喧，解除客人的拘謹、緊張，并向客人介紹有關(guān)活動、會議和事務(wù)的情況，如背景資料、籌備過程，日程安排等，告之其住宿地點。也可以與客人作輕松、愉快的談話，如介紹本地風光，最近建設(shè)情況等。

8、到達住宿地，秘書先下車，在車門旁等候客人下車。入內(nèi)辦理住宿手續(xù)，領(lǐng)取鑰匙，帶領(lǐng)客人進入客房，向客人介紹該住處的設(shè)施、服務(wù)等方面情況，詢問客人有什么要求，察看房內(nèi)設(shè)施還有何處不妥需予解決并與賓館聯(lián)系。

9、客人安置后，秘書不要久留，盡快讓客人休息。

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