word是字處理軟件很受歡迎的軟件之一，如果您能用好它的一些技巧，在字處理方面則會事半功倍，提高工作效率。

一、文檔快速操作技巧

1、快速啟動Word2000

若您日常工作中要經(jīng)常使用Word2000，可以在啟動Win98時(shí)啟動它，設(shè)置方法：(1)啟動“我的電腦”，進(jìn)入Windows目錄，依照路徑“StartMenu\Programs\啟動”來打開“啟動”文件夾；(2)打開Word2000所在的文件夾，用鼠標(biāo)將Word圖標(biāo)拖到“啟動”文件夾，這時(shí)Word2000的快捷方式就被復(fù)制到“啟動”文件夾中，下次啟動Win98就可快速啟動Word2000了。

若Win98已啟動，您可用以下方法快速啟動Word2000。方法一：雙擊“開始”菜單中的“文檔”命令里的任一Word2000工作薄即可。方法二：用鼠標(biāo)從“我的電腦”中將Word2000應(yīng)用程序拖到桌面上，然后從快捷菜單中選擇“在當(dāng)前位置創(chuàng)建快捷方式”以創(chuàng)建它的快捷方式，啟動時(shí)只需單擊其快捷方式即可。

2、快速打開文檔

快速打開文檔可以節(jié)省尋找的時(shí)間，下面介紹幾種快速打開文檔的方法：

(1)用Win98的開始菜單打開。

首先單擊Win98的“開始”按鈕，指向“文檔”菜單項(xiàng)，單擊要打開的文檔即可打開該文檔。若Word2000還沒有執(zhí)行，Windows98會自動運(yùn)行并打開文檔。

(2)用“文件”菜單打開。

選擇“文件”菜單，在菜單最下方出現(xiàn)最近編輯過的四個(gè)文件名，單擊其中一項(xiàng)，便可快速打開相應(yīng)文檔。Word2000可最多保存9個(gè)最近編輯過的文件名，程序的缺省設(shè)置是4個(gè)，若要改變其設(shè)置，可選到“工具”菜單中“選項(xiàng)”命令，然后單擊“常規(guī)”選項(xiàng)卡，設(shè)置“列出最近使用的文件數(shù)”即可。

(3)在Word中打開最近瀏覽過的文件。

在“Web工具欄”上，單擊單擊“返回”按鈕，可打開在Word2000中查看的上一篇文檔；單擊“向前”按鈕，可打開在Word中查看的下一篇文檔。單擊“地址”欄的下拉列表，用鼠標(biāo)指向要打開的文檔，即可打開需要的文檔。

(4)用“資源管理器”打開文檔。

在Win98中打開“資源管理器”，用它找到要打開文檔的文件夾，然后雙擊該文檔即可打開。

3、快速打?個(gè)文檔。

在Word2000中有兩種方法可同時(shí)打開多個(gè)文檔，第一種是按正常打開文檔的操作依次打開多個(gè)文檔。第二種是一次打開多個(gè)文檔，其方法為：

（1）單擊“文件”菜單中“打開”菜單項(xiàng)，打開“打開”對話框；

（2）選中要打開的多個(gè)文檔，若文檔順序相連，可以選中第一個(gè)文檔后按住Shift鍵，再用鼠標(biāo)單擊最后一個(gè)文檔，若文檔的順序不相連，可以先按住Ctrl鍵，再用鼠標(biāo)依次選定文檔；

（3）單擊“打開”按鈕即可。

4、快速打開最后編輯的文檔

如果頻繁地編輯同一個(gè)文檔或?qū)δ硞€(gè)文檔編輯幾天，你可能希望Word在啟動時(shí)能自動打開它。Word本身沒有內(nèi)建這個(gè)功能，但簡單的宏命令能處理這個(gè)工作。在Word2000中，自動打開最后編輯的文檔的方法：

(1)選擇“工具”菜單中的“宏”菜單項(xiàng)，單擊“錄制新宏”命令打開“錄制宏”對話框；

(2)在“錄制宏”對話框中，在“宏名”輸入框中輸入“autoexec”，點(diǎn)擊“確定”；

(3)從菜單中選擇“文件”，點(diǎn)擊最近打開文件列表中顯示的第一個(gè)文件名；

(4)選擇“工具”菜單中的“宏”菜單項(xiàng)，單擊“停止錄制”命令；

(5)退出Word，保存宏。

下次再啟動Word時(shí)，它會自動加載你工作的最后一個(gè)文檔。

5、快速顯示多個(gè)文檔。

單擊“窗口”菜單的“全部重排”菜單項(xiàng)，這樣就會將所有打開了的但未被最小化的文檔顯示在屏幕上，每個(gè)文檔存在于一個(gè)小窗口中，且當(dāng)前也只有那個(gè)標(biāo)題欄高亮顯示窗口中的文檔被激活，若需要切換，你可在要激活的窗口的任意處單擊一下鼠標(biāo)即可。你還可以用鼠標(biāo)按住某窗口的標(biāo)題欄拖動該窗口，也可將鼠標(biāo)放在窗口邊界上拖動鼠標(biāo)調(diào)整窗口的大小。

6、快速切換多文檔

在多文檔窗口之間編輯操作與在一個(gè)文檔窗口進(jìn)行編輯操作基本相同，只是在多文檔窗口之間需要進(jìn)行窗口切換，進(jìn)行切換的方法有三種：

(1)Word2000處理的每個(gè)文檔都作為一個(gè)任務(wù)，在Windows的任務(wù)欄上都有一個(gè)圖標(biāo)，你可以單擊任務(wù)欄上的文檔圖標(biāo)進(jìn)行切換；

(2)選擇“窗口”菜單，單擊所需的文檔即可；

(3)在當(dāng)前激活窗口中，按組合鍵Ctrl+Shift+F6可將當(dāng)前激活窗口切換到“窗口”菜單文件名列表上的下一個(gè)文檔，并且可按窗口文檔標(biāo)號順序循環(huán)切換。

7、快速保存多個(gè)文檔。

當(dāng)同時(shí)打開了多個(gè)文檔時(shí)，若要同時(shí)保存和關(guān)閉所有文檔，這時(shí)可按住Shift鍵，再單“文件”菜單，這時(shí)菜單中將包含“全部關(guān)閉”和“全部保存”兩個(gè)菜單項(xiàng)，你只需單擊其中之一即可。

8、快速打印多個(gè)文檔

在Word2000中可同時(shí)打印多個(gè)文檔，其方法為：

(1)單擊“文件”菜單中“打開”菜單項(xiàng)，打開“打開”對話框；

(2)選中要打印的多個(gè)文檔，用Shift可選擇順序相連文檔，用Ctrl鍵可選擇不相連的多個(gè)文檔；

(3)選擇“打開”對話框中“工具”下拉菜單的“打印”即可。

9、快速移動文檔

在作近距離的文本移動時(shí)，一般的操作方法是：首先選定要移動的文本，然后把鼠標(biāo)移到所選的區(qū)域中，待光標(biāo)變?yōu)樽笾告I頭時(shí)，再按下鼠標(biāo)左鍵并拖至所要的位置。如果在按鼠標(biāo)左鍵之前先按下Ctrl鍵再進(jìn)行拖曳還可實(shí)現(xiàn)文本的復(fù)制功能。在進(jìn)行遠(yuǎn)距離文本移動操作時(shí)，這種拖曳操作就顯得很不方便，可改用F2鍵的方法快速實(shí)現(xiàn)，在選好要移動的文本以后，按下F2鍵，這時(shí)插字符變?yōu)橐桓怪钡奶摼€，然后滾動窗口到要移入的位置單擊鼠標(biāo)后，按下Enter鍵即可完成所選文本的移動。當(dāng)然也可通過復(fù)制組合鍵(Ctrl+X)和粘貼組合鍵(Ctrl+V)來完成文本的移動操作。

10、快速傳遞文檔

Word為我們提供了更快捷、更簡便的傳送文檔的方法：傳送之前，首先確認(rèn)已打開了欲傳送正文的文檔窗口，然后把窗口還原為原來尺寸，這時(shí)可在屏幕上同時(shí)看到多個(gè)文檔，再重排平鋪各窗口，把傳送正文的相關(guān)文檔同時(shí)平鋪在一屏上，此時(shí)移動鼠標(biāo)，拖拉傳送對象，就可在文檔之間傳送正文了。具體操作如下：

(1)打開欲傳送正文的多個(gè)文檔文件；

(2)從窗口菜單中選擇“全部重排”命令，也可按Ctrl＋F5鍵重定義窗口尺寸，使其分割為多個(gè)窗口；

(3)在第一個(gè)窗口文檔中，選擇欲傳送的正文，然后釋放鼠標(biāo)；

(4)單擊所選正文任意部分，拖拉正文到下一文檔的指定位置，然后釋放鼠標(biāo)，正文就從第一個(gè)文檔移動到了第二個(gè)文檔中。原來文檔中該正文部分則被刪除。如果在拖拉正文時(shí)，按下Ctrl鍵，還可把選中的正文部分復(fù)制到下一文檔中，而不刪除原來文檔中該正文部分。

11、快速查看文檔的內(nèi)容和屬性

快速查看的方法步驟為：

(1)單擊“打開”按鈕；

(2)在“查找范圍”框中，單擊包含要查看的文件的驅(qū)動器；

(3)雙擊文件夾列表中的文件夾，直到打開包含所需文件的文件夾，如果文件夾列表中沒有所需文件，則可以對其進(jìn)行搜索；

(4)單擊所需文件；

(5)要想在打開文件之前先預(yù)覽文件內(nèi)容，則單擊“視圖”下拉菜單中的“預(yù)覽”命令。要查看文件屬性，如文件長度、創(chuàng)建日期或最后修改日期等，則單擊“詳細(xì)命令”按鈕；要查看文件屬性，如主題或統(tǒng)計(jì)信息等，則單擊“屬性”命令。

二、快速輸入技巧

12、快速輸入上下標(biāo)

在文字處理過程中，經(jīng)常會遇到上下標(biāo)這種表示方法，在進(jìn)行上下標(biāo)輸入時(shí)，常用的方法是選定作為上下標(biāo)的字符，在“格式”下拉菜單中選擇“字體”，在“效果選項(xiàng)”中選擇上標(biāo)或下標(biāo)，然后按“確定”鍵。再繼續(xù)下面文字的輸入時(shí)，又必須按上述操作取消上下標(biāo)設(shè)定，如此操作總感繁瑣。下面介紹一種較為方便的方法：在工具按鈕欄中按下鼠標(biāo)右鍵選擇自定義，在“工具欄”選項(xiàng)中選擇“格式”，利用鼠標(biāo)將“x2”和“x2”按鈕拖至文檔輸入界面的工具欄中，將原工具欄中不常用的按鈕拖回來，然后關(guān)閉此對話框，這就完成了設(shè)定。在文字輸入過程中，需要上下標(biāo)時(shí)，先按“x2”或“x2”按鈕，再輸入上下標(biāo)字符，然后再按一下“x2”或“x2”按鈕，則又恢復(fù)到正常狀態(tài)，可以繼續(xù)后面文字的輸入。

13、快速輸入特殊字符

寫作時(shí)，特殊字符輸入通常是由“插入[I]”菜單，選擇“符號[S]…”，在彈出的對話框內(nèi)選擇字體類型，再找到所需的字符后插入的。這種方法并不理想，原因是輸入時(shí)雙手都在鍵盤上，頻繁使用鼠標(biāo)無疑會降低錄入速度，而且需建立多個(gè)宏命令，生成的工具欄還會占用一部分文本顯示區(qū)域。最簡便的方法是將自己常用到的字符定義成快捷鍵，例如經(jīng)常輸入字符α、β、γ、μ，通過“插入[I]”菜單中“符號[S]…”找到相應(yīng)的字符，點(diǎn)“快捷鍵[K]…”按鈕，將自定義的快捷鍵輸入相應(yīng)的欄內(nèi)（通常為Alt+某字符組成組合鍵），再按“指定[A]”即可。自定義的快捷鍵應(yīng)容易聯(lián)想，便于記憶。這樣在用到定義的特殊字符時(shí)，手不離鍵盤，即可進(jìn)行快速輸入。

14、用F4鍵的加快輸入

眾所周知，在Word中F4鍵可作為快捷鍵，用來緊接著重復(fù)輸入已輸入過的內(nèi)容。但重復(fù)的內(nèi)容在輸入英文和中文時(shí)，是有些差別的。對于英文輸入，F(xiàn)4重復(fù)的是上一次使用F4鍵后所輸入的所有內(nèi)容(包括回車換行符)。輸入中文(用微軟拼音輸入法)時(shí)，選擇正確的漢字后，只要不按回車鍵，漢字下面會有虛線，整個(gè)虛線上的內(nèi)容作為一個(gè)詞條。按回車后，再按F4鍵，重復(fù)的將是整個(gè)詞條。對全拼輸入法也有類似的重復(fù)整個(gè)詞條的功能。

15、用模板來加快輸入

模?以存儲制表位、自定義工具欄、宏、快捷鍵、樣式和自動圖文集詞條，您可以將常用樣式的文檔創(chuàng)建為模板，以后只需在模板中添入適當(dāng)內(nèi)容，即可成為新的文檔。創(chuàng)建模板的方法為：(1)若要根據(jù)已有文檔創(chuàng)建一個(gè)新模板，可單擊“文件”中的“打開”命令打開所需文檔。若要根據(jù)已有模板創(chuàng)建新模板，可單擊“文件”中的“新建”命令。然后單擊與要創(chuàng)建的模板相似的模板，再單擊“新建”下的“模板”，單擊“確定”；(2)單擊“文件”菜單中的“另存為”命令，在“保存類型”框中，選擇“文檔模板”。若保存一個(gè)已創(chuàng)建為模板的文件，則選定該文件類型；(3)選擇“模板”文件夾中的對應(yīng)子文件夾，在“文件名”框中，鍵入新模板的名稱，然后單擊“保存”即可。

16、用自動更正加快輸入

Word2000能夠自動更正鍵入的一些錯(cuò)誤，它還提供了添加自動更正詞語的功能，利用該功能可以將一些常用的長詞組用簡單詞組代替。添加自動更正詞語的方法為：首先單擊“工具”菜單中的“自動更正”命令，打開“自動更正”對話框，并選擇“自動更正”標(biāo)簽；(2)選中“鍵入時(shí)自動替換”復(fù)選框；(3)在“替換”框中輸入要更正的詞語，如“電腦報(bào)地址”；(4)在“替換為”框中輸入該詞語的常用拼寫，如“，單擊“添加”按鈕確定即可。

添加好詞語后，無論在何時(shí)只要鍵入一個(gè)自動更正詞語名(如“電腦報(bào)地址”)，再輸入一空格或標(biāo)點(diǎn)符號，Word2000都將用正確的拼寫(如“電腦報(bào)重慶市人民路236號”)進(jìn)行替換。

17、用自動圖文集加快輸入

在錄入文字時(shí)經(jīng)常遇到一小塊文字需要重復(fù)錄入，這時(shí)你可以用自動圖文集來解決該問題，這種方法就是用“圖文集詞條”代替要錄入的文字，在編輯正文時(shí)，只需輸入相應(yīng)的詞條，Word即可將它自動轉(zhuǎn)換成自動圖文集中的內(nèi)容。若要添加自動圖文集，可選擇“工具”菜單中“自動更正”命令，單擊“自動圖文集”標(biāo)簽卡，然后選擇“添印卑磁ソ斜嗉砑櫻嗉煤蟮セ鰲叭范ā卑磁ァ＠紓耗閭砑恿恕按侍酢薄疤旒爸行摹焙?，只要你录入“天极】嚱各c趾?，屏幕上粛垻悸斣示整庚e侍酰骰爻導(dǎo)飧觥按侍酢北惚惶砑游牡抵?。当然，您可覉@顏飧齟侍跖貿(mào)こさ?，越长越g∈隆?br>

18、用域代碼快速插入對象

在中文Word2000文檔中插入了諸如公式、圖表、圖形等對象時(shí)，雖然可以直接將其以實(shí)際形式插入在文檔中而能夠直觀地顯示出來，但卻同時(shí)降低了文檔的顯示速度。實(shí)際上，在編輯文檔過程中，可以利用域代碼來代替插入的對象。此時(shí)，先從“工具”菜單中選擇“選項(xiàng)”項(xiàng)，然后再選擇“視圖”選項(xiàng)卡，最后選中“域代碼”復(fù)選框即可。一旦需要顯示域代碼的具體內(nèi)容時(shí)，可以按下Alt－F9組合鍵進(jìn)行轉(zhuǎn)換。

19、用臨時(shí)文檔快速插入公式

在一個(gè)公式較多的中文Word2000文檔中進(jìn)行公式編輯時(shí)，不但每次都需要調(diào)入“公式編輯器”，而且影響了“公式編輯器”的運(yùn)行速度。為了解決這個(gè)麻煩，可以在插入一個(gè)公式之前，首先建立一個(gè)新的文檔(作為臨時(shí)文檔)，然后在該臨時(shí)文檔中“公式編輯器”編輯公式，然后將編輯好的公式復(fù)制到剪貼板中，接著在“窗口‘下選擇原來的文檔，再將公式粘貼到需要的位置即可。當(dāng)需要再一次插入公式時(shí)，通過選擇窗口直接切換到臨時(shí)文檔中進(jìn)行編輯，然后再按照上述方法進(jìn)行編輯。

20、用格式刷快速輸入格式

在Word2000中具有一個(gè)功能非常強(qiáng)大的格式復(fù)制圖標(biāo)，它不僅可以復(fù)制文字格式而且可以復(fù)制段落格式。當(dāng)插字符在某一位置時(shí)或在選中一部分文字時(shí)，按下格式刷可以取出所在位置或所選內(nèi)容的文字格式，用這一個(gè)刷子去刷別的文字可實(shí)現(xiàn)文字格式的復(fù)制。如果選中段落符時(shí)，按下格式刷則取出所在段落的段落文字格式，用這一個(gè)刷子去刷別的文字可實(shí)現(xiàn)段落格式的復(fù)制。如果選中的內(nèi)容中同時(shí)含有文字和段落符，這時(shí)按下格式刷則同時(shí)取出所選文字的文字格式與所含段落符的段落格式，對刷過的文字同時(shí)施加文字格式和施加段落格式。如果對格式刷雙擊可連續(xù)多次使用格式刷，直到單擊格式刷或別的動作發(fā)生為止。

21、快速設(shè)置文字字體

為了達(dá)到快速選擇字體的目的，可以將常用字體以按鈕形式設(shè)置在工具欄上。首先在中文Word2000菜單中選擇“工具欄選項(xiàng)中的“自定義命令，進(jìn)入“自定義編輯界面，然后在“自定義編輯界面中選擇“命令卡，并移動光標(biāo)條到“類別欄中的“字體項(xiàng)，在“字體項(xiàng)中列出了Windows已經(jīng)安裝了的所有字體，此時(shí)就可以通過使用鼠標(biāo)直接將相應(yīng)的字體拖曳到工具欄上，直到將需要的字體都設(shè)置到工具欄中。

三、自動操作技巧

21、自動編寫摘要

Word2000的自動編寫摘要功能可以自動概括文檔要點(diǎn)，生成文檔摘要，對于長文檔編輯特別重要。創(chuàng)建摘要的方法為：(1)單擊“工具”菜單中的“自動編寫摘要”命令，這時(shí)出現(xiàn)“自動編寫摘要”對話框；(2)從“摘要類型”下面4種摘要文檔的顯示方案中選擇其中一種，您可選擇“在文檔頂端插入摘要或摘錄文字”；(3)在“相當(dāng)于原長的百分比”框中鍵入或選擇摘要的詳細(xì)程度；(4)單擊“確定”，則摘要內(nèi)容將被按選擇的顯示方式顯示出來。自動編寫摘要功能是通過統(tǒng)計(jì)來確定文檔要點(diǎn)的，它只能給您以幫助，在完成后還要做一些合適的修改，以保證其準(zhǔn)確性。

22、自動創(chuàng)建超級鏈接

超級鏈接帶有顏色和下滑線的文本或圖形，如果單擊，就會跳轉(zhuǎn)至某個(gè)文件或文件中的某個(gè)位置，或者跳轉(zhuǎn)到全球廣域網(wǎng)或Intranet上的某個(gè)HTML頁。此外，超級鏈接還可以指向新聞組、Gopher、Telnet和FTP站點(diǎn)。

用Word2000的自動套用格式功能，只需鍵入所欲跳轉(zhuǎn)到文件的地址，即可創(chuàng)建超級鏈接。自動創(chuàng)建的步驟為：

1、單擊“工具”菜單中“自動更正”命令，然后單擊“鍵入時(shí)自動套用格式”標(biāo)簽；

2、選擇“鍵入時(shí)自動替換”標(biāo)題下的“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換成超級鏈接”復(fù)選框；

3、這樣，鍵入位于網(wǎng)絡(luò)或Internet文件的地址時(shí)，Word2000將其轉(zhuǎn)化為超級鏈接，顏色變成帶下劃線的藍(lán)色文本，單擊它就可跳至相應(yīng)位置。例如鍵入電腦報(bào)的網(wǎng)址：http://www.cpcw.com，該網(wǎng)址立即成為超級鏈接，你只要單擊它，就可以到該網(wǎng)址進(jìn)行瀏覽了。

23、自動添加題注

在Word2000中，可以在插入表格、圖表、公式或其他項(xiàng)目時(shí)自動添加題注，也可以為已有的表格、圖表、公式或其他項(xiàng)目添加題注。下面介紹插入項(xiàng)目時(shí)自動添加題注的方法：

1、單擊“插入”菜單中的“題注”項(xiàng)打開“題注”對話框，單擊對話框中的“自動插入題注”按鈕，打開“自動插入題注”對話框；

2、在“插入時(shí)添加題注”列表中，選擇要用Word插入題注的項(xiàng)目。如果要在插入表格時(shí)自動添加題注，則選中“MicrosoftWord”復(fù)選框；

3、在“標(biāo)簽”框所帶的下拉式列表中選擇相應(yīng)的標(biāo)簽。如果“標(biāo)簽”列表中沒有想要的標(biāo)簽，單擊“新建標(biāo)簽”?，打開“新建標(biāo)簽”對話框，在“標(biāo)簽”文本框中輸入想用的標(biāo)簽如“附表”，然后單擊“確定”按鈕；

4、在“位置”框所帶的下拉列表中選擇題注所處的位置；

5、Word一般是以阿拉伯?dāng)?shù)字“1，2，3，…”來為題注編號的，如想使用其他編號方式，單擊“編號”按鈕打開“題注編號”對話框，在“格式”框所帶的的下拉列表中選擇一種編號方式，單擊“確定”按鈕；

6、單擊“確定”按鈕。

這樣，每次在文檔中插入表格時(shí)，Word2000就會按剛才所選擇的方式為其添加題注。

24、自動簽名

電子郵件簽名由文本和/或圖片組成，Word自動將其添加在待發(fā)電子郵件末尾?？蔀椴煌愋偷淖x者創(chuàng)建自定義簽名。例如，對您的朋友和家人只使用名，對商務(wù)聯(lián)系人的郵件使用全名和電子郵件地址。也可以使用簽名添加要反復(fù)套用的文字，解釋您希望收件人如何答復(fù)您的郵件。創(chuàng)建的方法為：

1、在Word文檔或電子郵件中，單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，然后單擊“常規(guī)”選項(xiàng)卡；

2、單擊“電子郵件選項(xiàng)”按鈕，然后單擊“電子郵件簽名”選項(xiàng)卡；

3、在“請鍵入或從列表中選擇電子郵件簽名的標(biāo)題”框中，鍵入簽名的名稱；

4、在“創(chuàng)建電子郵件簽名”下插入用于簽名的文字；

5、單擊“添加”按鈕。Word將簽名作為“自動圖文集”詞條保存在Normal模板中。

要創(chuàng)建其他簽名，請單擊“新建”，然后重復(fù)步驟3到5。

這樣，在下次使用時(shí)就可以使用簽名，你還可以為郵件設(shè)置默認(rèn)簽名，每次發(fā)送郵件時(shí)就會在郵件下面自動添加默認(rèn)的簽名。設(shè)置方法：

1、在Word文檔或電子郵件中，單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，然后單擊“常規(guī)”選項(xiàng)卡；

2、單擊“電子郵件選項(xiàng)”按鈕，然后單擊“電子郵件簽名”選項(xiàng)卡；

3、在“請選擇默認(rèn)的電子郵件簽名”下，在“用于新郵件的簽名”列表框中，單擊所需簽名，在“糜詿鷥春妥⒌那┟繃斜砜蛑?，单霍u棖┟純傘?br>

25、自動重新分頁

在使用Word進(jìn)行文檔編輯的時(shí)候，分頁命令可被自動執(zhí)行。比如正在編輯的文檔超過一頁紙時(shí)，它會自動進(jìn)入到下頁。自動重新分頁是在進(jìn)行文檔編輯的時(shí)候Word自動執(zhí)行的功能。它主要用于如下情況：

1、當(dāng)打開一個(gè)編輯好的長文檔時(shí)，在屏幕最底行的狀態(tài)中會顯示“Word正在重新分頁”；

2、編輯過程中對文檔的內(nèi)容進(jìn)行了插入或刪除等操作后，Word會在后臺進(jìn)行自動重新分頁，對于長文檔，Word則會出現(xiàn)暫時(shí)“忙”狀態(tài)，以進(jìn)行自動重新分頁的操作；

3、打印時(shí)Word必須先計(jì)算出文檔的頁數(shù)，才能進(jìn)行打印操作，故處于打印預(yù)覽狀態(tài)時(shí)也會出現(xiàn)進(jìn)行自動重新分頁的操作；

4、編輯文檔過程中正在編寫文檔的目錄或索引。

如果需要使用“自動重新分頁”功能，而該功能還沒有打開，可用以下方法來打開該功能：

1、選擇“工具”菜單中“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框；

2、選擇其中的“常規(guī)”選項(xiàng)卡，彈出“常規(guī)”選項(xiàng)界面；

3、將“后臺重新分頁”選中；

4、單擊“確定”按鈕即可。

當(dāng)然Word的自動功能很多，這里只介紹這幾個(gè)，希望能給您帶來收獲。

26、用自動滾動翻頁

象某些讀書軟件一樣，Word也提供了對文檔頁面的自動滾動功能，以方便用戶閱讀文檔，免去了用PageUp、PageDown手工翻頁的麻煩。要實(shí)現(xiàn)自動滾動功能，具體操作方法：

1、選擇“視圖”菜單上的“工具欄”，單擊“自定義”命令打開“自定義”對話框；

2、在彈出的“自定義”對話框中，選中“命令”框中的“所有命令”；

3、將“命令”項(xiàng)中的“Autoscrol”拖拽到工具條上，這時(shí)工具欄上將出現(xiàn)“自動滾動”命令按鈕。

以后瀏覽長文檔時(shí)，只需點(diǎn)擊工具條上的“自動滾動”命令，并使鼠標(biāo)位于右邊滾動條中心位置的上方或下方即可實(shí)現(xiàn)上下滾動，鼠標(biāo)離中心位置越遠(yuǎn)，滾動越快。要取消自動滾動功能回到正常編輯狀態(tài)，只需右擊鼠標(biāo)或按Esc鍵即可。

27、用自動檢查拼寫檢查錯(cuò)誤

利用該功能可以在輸入文本的同時(shí)檢查錯(cuò)誤，為以后的校對節(jié)省時(shí)間。若輸入詞語，則Word2000將以紅線標(biāo)示，若是語法錯(cuò)誤，則以綠線標(biāo)示。設(shè)置該功能的方法為：(1)單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，然后單擊“拼寫和語法”標(biāo)簽；(2)選中“在鍵入的同時(shí)檢查拼寫”和“在鍵入的同時(shí)檢查語法”復(fù)選框，若選項(xiàng)為灰色不能用，則需安裝相應(yīng)的拼寫和語法檢查功能；(3)清除“隱藏文檔中的拼寫錯(cuò)誤”和“隱藏文檔中的語法錯(cuò)誤”復(fù)選框；(4)單擊“確定”按鈕。這樣在輸入時(shí)若有錯(cuò)誤則會被顯示出來，您可以進(jìn)行糾正。

28、改變自動保存文檔的時(shí)間

在Word2000利用自動保存功能，能夠在一定的時(shí)間范圍內(nèi)保存一次，若突然斷電或出現(xiàn)其它特殊情況，它能幫你減少損失。自動保存時(shí)間越短保險(xiǎn)系數(shù)越大，在Word中打開文檔后出現(xiàn)斷電或類似問題時(shí)，能夠恢復(fù)的信息就越多，當(dāng)然占用系統(tǒng)資源越多。您可以改變自動保存的時(shí)間間隔：(1)單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，然后單擊“保存”選項(xiàng)卡；(2)選中“自動保存時(shí)間間隔”復(fù)選框；(3)在“分鐘”框中，輸入時(shí)間間隔，以確定Word2000保存文檔的頻繁程度。

29、自動恢復(fù)文檔

可以通過使用Word的“自動恢復(fù)”功能定期地保存文檔的臨時(shí)副本。要在斷電或碰到類似問題的情況下恢復(fù)工作，必須在出現(xiàn)問題前，做下列操作：單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，再單擊“保存”選項(xiàng)卡，然后選中“自動保存時(shí)間間隔”或“保留備份”復(fù)選框（或兩者都選中）。如果需要，請?jiān)O(shè)置“自動恢復(fù)”保存間隔時(shí)間小于10分鐘。要在文檔意外刪除或損壞后恢復(fù)工作，必須在出現(xiàn)問題前選中“保留備份”復(fù)選框。

若丟失文檔前啟動了“自動恢復(fù)”功能，你就可以打開它了。方法是：單擊“打開”按鈕。在文件夾列表中，雙擊Temp文件夾。該文件夾通常位于Windows文件夾中。選定“文件類型”框?yàn)椤八形募边x項(xiàng)。Word為每個(gè)恢復(fù)的文檔都命名為“自動恢復(fù)功能保存+文件名”，并且文件的擴(kuò)展名為：.Doc。打開恢復(fù)的文檔，再單擊“保存”按鈕，在“文件名”框中，鍵入或選定已有的文檔文件名。

Word2000還提供了指定保存自動恢復(fù)文件的位置的功能，利用它可以將自動恢復(fù)的文件放在特定的文件夾中，這樣查找起來方便。操作方法為：

1、單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，然后單擊“文件位置”選項(xiàng)卡；

2、單擊“文件類型”框中的“‘自動恢復(fù)’文件”選項(xiàng)；

3、單擊“更改”按鈕；

4、如果要在另一個(gè)文件夾下保存自動恢復(fù)文件，請找到并打開該文件夾。

30、自動斷字

用斷字功能可以避免在兩端對齊的文本中出現(xiàn)大片空白，或在窄行文本中保持相同的行寬。可以用設(shè)置自動或人工斷字。下面介紹設(shè)置自動斷字的方法：

1、指向“工具”菜單中的“語言”子菜單，然后單擊“斷字”命令打開“斷字”對話框。如果“斷字”命令沒有出現(xiàn)在“語言”子菜單中，則需要安裝斷字工具；

2、選中“自動斷字”復(fù)選框；

3、在“斷字區(qū)”框中，輸入一行中最后一個(gè)單詞末尾距右頁邊距的距離。要減少連字符的數(shù)量，應(yīng)放寬斷字區(qū)。要減小右邊參差不齊的現(xiàn)象，應(yīng)縮小斷字區(qū)的大??；

4、“連續(xù)斷字次數(shù)限為”框中，輸入可連續(xù)斷字的行數(shù)。

四、快速選擇技巧

31、快速選定文本

在使用Word的過程中，最經(jīng)常遇到的是文本選定操作。在Word中文本中選定操作可通過多種方法來實(shí)現(xiàn)。其中鼠標(biāo)拖曳方法最為常用，以下是常用的選定文本的方法。

選定一個(gè)段落：將鼠標(biāo)指針移動到該段落的左側(cè)，直到指針變?yōu)橹赶蛴疫叺募^，然后雙擊?；蛘咴谠摱温渲械娜我馕恢萌龘?；

選定多個(gè)段落：將鼠標(biāo)指針移動到一段落的左側(cè)，直到指針變?yōu)橹赶蛴疫叺募^，然后雙擊，并向上或向下拖動鼠標(biāo)；

選定一大塊文本：單擊要選定內(nèi)容的起始處，然后滾動要選定內(nèi)容的結(jié)尾處，在按住Shift鍵同時(shí)單擊。

選定整篇文檔：將鼠標(biāo)指針移動到文檔中任意正文的左側(cè)，直到指針變?yōu)橹赶蛴疫叺募^，然后三擊；

選定垂直文本：按住Alt鍵，然后將鼠標(biāo)拖過要選定的文本。

32、快速選擇超長文字

不知你有沒有發(fā)現(xiàn)，當(dāng)你想選擇一段超過屏幕長度的文本時(shí)，文字處理器滾動得太快，很難一次就選正確?，F(xiàn)在介紹一種有效的選擇大段文本的方法；這個(gè)技巧可用于所有的文字處理器，因?yàn)樗且粋€(gè)基本的Windows功能。點(diǎn)擊你想選擇的開始處。用滾動條代替光標(biāo)鍵向下移動文檔，直到你看到想要選擇的結(jié)束部分。按下Shift鍵，然后點(diǎn)擊想要亮顯文本的結(jié)束處。

33、快速選擇多頁

在Word窗口底部的狀態(tài)欄中除了顯示文檔當(dāng)前的狀態(tài)，在其右邊有一個(gè)“擴(kuò)展”功能，平時(shí)它處于淺白色，表示未“未激活”，只要用鼠標(biāo)雙擊即可激活。用鼠標(biāo)拖動來選取文字部分時(shí)，經(jīng)常不能準(zhǔn)確選定范圍，特別是當(dāng)范圍超過了一屏幕時(shí)，這時(shí)“擴(kuò)展”功能就有用了，可用以下方法操作：

(1)先將鼠標(biāo)的光標(biāo)置于選取范圍的起始處；

(2)雙擊狀態(tài)欄的“擴(kuò)展”按鈕，打開“擴(kuò)展”功能；

(3)單擊邊框的滾動條的移動按鈕，如翻頁、前后調(diào)整等操作；

(4)將光標(biāo)移到范圍的結(jié)束處，這樣就可以選取大塊范圍了。

34、快速選定多個(gè)對象

當(dāng)選定比較少，并且對象容易被鼠標(biāo)捕捉時(shí)。我們可以將鼠標(biāo)箭頭移動到對象的上面，當(dāng)鼠標(biāo)出現(xiàn)十字箭頭時(shí)，按下鼠標(biāo)左鍵即可選定此對象，當(dāng)選定?對象時(shí)，只要按住“Shift”鍵，用同樣的方法依次單擊各個(gè)對象即可選中多個(gè)對象。

當(dāng)選定對象比較多，并且比較集中時(shí)。我們只要單擊“繪圖”工具欄的“選擇對象”工具按鈕，在對象區(qū)域外側(cè)的適當(dāng)?shù)攸c(diǎn)按住鼠標(biāo)左鍵，然后拖動鼠標(biāo)出現(xiàn)一個(gè)矩形的虛線框，待欲選定的對象或全部對象位于矩形虛線框內(nèi)時(shí)釋放鼠標(biāo)左鍵，便可選中多個(gè)或者全部對象。

當(dāng)要選定的對象比較分散，并且對象不易被鼠標(biāo)捕捉時(shí)。首先用鼠標(biāo)右鍵單擊工具欄，在快捷菜單中選擇“自定義”選項(xiàng)，在“自定義”對話框中選擇“命令”選項(xiàng)卡，在“類別”列表框中選擇“繪圖”選項(xiàng)，用鼠標(biāo)將“命令”列表框中的“選中多個(gè)對象”拖放到“繪圖”工具欄中，單擊“關(guān)閉”按鈕。當(dāng)在Word2000工作區(qū)內(nèi)繪制了多個(gè)對象時(shí)，單擊“繪圖”工具欄建立的“選中多個(gè)對象”工具按鈕，在彈出的“選中多個(gè)對象”對話框中列出了所有對象，在“對象”列表框中用鼠標(biāo)單擊欲選定的各個(gè)對象，選擇完畢后單擊“確定”按鈕，即可選中多個(gè)對象。

35、選擇的特定操作

在所選的內(nèi)容較多或進(jìn)行一些特殊的選定操作時(shí)，用下列的選定方法會更加快捷和方便。

1、單擊待選文本塊的一端，使插字符移動該位置，按下F8鍵，然后用日常的文本滾動方式滾動到待選文本的末尾，單擊鼠標(biāo)即可選定所要的文本。請注意采用這種方式選定文本以后，在對選定的文本進(jìn)行操作之前先按一次ESC鍵有利于消除一些誤動作。

2、按住Ctrl鍵后，在文本區(qū)內(nèi)單擊可選中一個(gè)句子，在文本左側(cè)位置單擊可選中所有文本，組合鍵Ctrl+A也可選中全部文本。

36、用“日積月累”提示

首先單擊Office助手，如果看不到助手，單擊“幫助”菜單中的“顯示Office助手”命令，然后單擊“選項(xiàng)”按鈕，再選中“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡上的“啟動時(shí)顯示‘日積月累’”復(fù)選框即可。

37、用工具欄的屏幕提示

當(dāng)您將鼠標(biāo)指針停留在工具欄按鈕上時(shí)，MicrosoftWord會在屏幕提示中顯示此按鈕的名字。首先單擊“工具”菜單中的“自定義”命令，然后單擊“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡，選中“顯示關(guān)于工具欄的屏幕提示”復(fù)選框即可顯示或隱藏工具欄的屏幕提示。

注意：當(dāng)選中或清除“顯示關(guān)于工具欄的屏幕提示”復(fù)選框時(shí)，此設(shè)置將會影響所有的MicrosoftOffice程序。

38、用批注和修訂的屏幕提示。

首先單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，然后單擊“視圖”選項(xiàng)卡，然后選中“屏幕提示”復(fù)選框即可。

39、用“記憶式鍵入”的屏幕提示。

首先單擊“工具”菜單中的“自動更正”命令，然后單擊“自動圖文集”選項(xiàng)卡，然后選中“顯示有關(guān)‘自動圖文集’和日期的‘記憶式鍵入’提示”復(fù)選框即可。

40、用Office助手提示

使用Word2000時(shí)，可暫時(shí)顯示Office助手。也可以在整個(gè)Word時(shí)段關(guān)閉Office助手，而僅使用幫助窗口。

(1)暫時(shí)顯示Office助手。單擊“幫助”菜單中的“顯示Office助手”命令即可。

(2)在整個(gè)Word時(shí)段打開Office助手。首先單擊助手氣球中的“選項(xiàng)”按鈕，若如果看不到助手氣球，單擊助手，然后選中“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡上的“使用Office助手”復(fù)選框即可。

(3)打開Office助手自動顯示幫助主題的功能。首先單擊Office助手，如果看不到助手，單擊“幫助”菜單中的“顯示Office助手”命令，單擊“選項(xiàng)”按鈕，然后在“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡上選中“推測幫助主題”復(fù)選框即可。

(4)顯示屏幕提示中的快捷鍵?？梢詫ord進(jìn)行設(shè)置，使其在顯示工具欄屏幕提示的同時(shí)顯示該工具欄按鈕的快捷鍵組合。首先單擊“工具”菜單中的“自定義”命令，然后單擊“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡，選中“在屏幕提示中顯示快捷鍵”復(fù)選框即可。

五、其它快速操作

41、隱藏圖形來加速屏幕滾動

如果覺得屏幕滾動得太慢，則請按如下方法操作：在頁面視圖中單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，然后單擊“視圖”選項(xiàng)卡；選中“圖片框”復(fù)選框，可隱藏以嵌入方式(直接在插入點(diǎn)插入至文字的圖片)插入的圖片，Word將只顯示大樣而不顯示具體圖片。

清除“圖形”復(fù)選框上的選中標(biāo)記，可以隱藏以浮動方式導(dǎo)入的圖片(即位于圖形層并可根據(jù)需要精確地放置在頁面上的、還可置于文字和其他對象之前或之后的圖片)和用繪圖工具創(chuàng)建的對象，如自選圖形等。

42、取消后臺打印加快速度

后臺打印方式雖然可以使操作人員在打印文檔時(shí)能夠繼續(xù)在中文Word2000中進(jìn)行操作，但這種打印方式卻同時(shí)占用了大量內(nèi)存，以至于影響了中文Word2000的打印速度。為了將后臺打印方式取消，可以從“工具”菜單中選擇“選項(xiàng)”項(xiàng)，然后再選擇“打印”選項(xiàng)卡，最后將“后臺打印”復(fù)選框失效即可。

43、用重復(fù)執(zhí)行命令加快操作

通過雙擊快捷工具條上的某些命令按鈕即可達(dá)到重復(fù)執(zhí)行相應(yīng)命令的目的，如我們只須雙擊格式工具欄上的“格式刷”按鈕，系統(tǒng)即會進(jìn)入“格式刷”的設(shè)置狀態(tài)，然后我們就可以重復(fù)利用它快速地為整篇文檔定義相同的格式了；再如，當(dāng)我們雙擊“繪圖”工具欄上的“矩形”或“橢圓形”按鈕之后，系統(tǒng)即會將圖形處理方式暫時(shí)定義為“矩形”或“橢圓形”，此時(shí)用戶就可以連續(xù)繪制多個(gè)不同的“矩形”或“橢圓形”、而無需任何停頓，運(yùn)行效率非常高。在雙擊某個(gè)命令按鈕并實(shí)現(xiàn)重復(fù)執(zhí)行目的之后，若須取消重復(fù)執(zhí)行功能，只須再次單擊該按鈕或按下ESC鍵即可。

44、用超級鏈接快速切換

超級鏈接是指一個(gè)計(jì)算機(jī)文檔（頁面）的特定區(qū)域能引入其它文檔或程序。它帶有顏色和下滑線的文本或圖形，如果單擊，就會跳轉(zhuǎn)至某個(gè)文件或文件中的某個(gè)位置，或者跳轉(zhuǎn)到全球廣域網(wǎng)或Intranet上的某個(gè)HTML頁。此外，超級鏈接還可以指向新聞組、Gopher、Telnet和FTP站點(diǎn)。

鼠標(biāo)放在超級鏈接上會變成手形，點(diǎn)擊后即可切換。Word2000中也有相類似的超級鏈接功能，可將文檔中的文字、圖像等與本機(jī)硬盤或因特網(wǎng)上所設(shè)置的相關(guān)信息鏈接起來。

1?開一個(gè)文檔，選擇要作為超級鏈接顯示的文字；

2、單擊“插入”菜單中的“超級鏈接”選項(xiàng)彈出對話框。在“鏈接到文件或URL”中輸入待鏈接文檔(目標(biāo)文檔)的路徑。此路徑可以是Internet地址(URL)或本機(jī)硬盤上的文檔；

3、按“確定”按鈕，就完成了一個(gè)超級鏈接的創(chuàng)建。

45、快速改變快捷鍵

同時(shí)按下Ctrl+Alt+“+”(其中引號中的“+”為數(shù)字鍵盤上的加號鍵)三鍵，這時(shí)光標(biāo)會變成一個(gè)奇怪的形狀，而且當(dāng)你移動時(shí)光標(biāo)位置不變。

將這個(gè)變異的光標(biāo)移動到菜單上或工具欄上，左鍵單擊你想指定的菜單命令或工具欄上的命令按鈕便會自動彈出“自定義鍵盤”對話框，進(jìn)入“請按新快捷鍵”選項(xiàng)。

按下新的快捷鍵以后，文本框中會顯示你的快捷鍵組合注意：最好用Shift+Alt+Key(鍵盤上的任意鍵)的組合，因?yàn)檫@樣的組合在Word中最少被用到，以免重復(fù)。此外輸入組合鍵時(shí)要同時(shí)按下，否則Word不予承認(rèn)。在“當(dāng)前快捷方式”文本框里選中要刪除的快捷方式，然后單擊“刪除”可以去除不需要的快捷鍵。

46、快速排列圖形

圖形的操作如果您想在一篇文檔中使圖形獲得滿意的效果，比如將幾個(gè)圖形排列得非常整齊，可能需要費(fèi)一番工夫，但是下面的方法能夠使您非常容易地完成這項(xiàng)工作。

首先通過按Shift鍵并依次單擊想對齊的每一個(gè)圖形來選中它們。然后單擊繪圖工具條上的“繪圖”按鈕，選取彈出式菜單中的“對齊或分布”選項(xiàng)，并選擇一種對齊或分布的方法。

47、快速返回到前次的編輯位置

Word2000不僅提供了靜態(tài)的定位操作，而且還能夠找到編輯過程中的剛才的文檔編輯位置。

當(dāng)在文檔的某個(gè)位置進(jìn)行編輯時(shí)，可能會需要查看文檔的另一位置的信息，這時(shí)文檔位置發(fā)生了改變，再回到原來的編輯處則需要使用文檔移動功能鍵進(jìn)行查找。Word2000提供的快速恢復(fù)編輯位置的功能可使這個(gè)操作非常簡單。若要回到前次的編輯位置，只需按Shift＋F5組合鍵即可，它使光標(biāo)在最后編輯過的三個(gè)位置間循環(huán)。

另外，當(dāng)文檔關(guān)閉的時(shí)候，Word2000也會記錄此時(shí)文檔的編輯位置，當(dāng)再次打開此文檔的時(shí)候，按下Shift＋F5組合鍵就回到了關(guān)閉文檔時(shí)的編輯位置，這種功能尤其給編輯文檔的連續(xù)性帶來了很大方便。

48、快速改變英文字的大小寫

在文章中輸入英文的過程中，你一定會因?yàn)橛⑽淖值拇笮《ㄞD(zhuǎn)換而煩惱，利用Shift+F3快捷鍵，可以方便地將英文改寫為“全部大寫”、“全部小寫”或“首字母為大寫其余為小寫”，操作方法為：首先將光標(biāo)移到英語單詞之中，表示選中了該單詞；然后按下Shift+F3，字母的大小寫就在三種方式中變換，反復(fù)按Shift+F3，直到得到符合要求的字母大小寫樣式即可。

49、用目錄快速定位

目錄通常是長文檔不可缺少的部分，有了目錄，閱讀者就能很容易地知道文檔中有什么內(nèi)容，如何查找這些內(nèi)容。下面介紹使用內(nèi)部標(biāo)題樣式創(chuàng)建目錄的方法：

1、單擊要建立目錄的地方，通常是文檔的最前面；

2、選擇“插入”菜單的“索引和目錄”命令打開“索引和目錄”對話框；

3、在對話框中選擇“目錄”選項(xiàng)卡；

4、選中“顯示頁碼”和“頁碼右對齊”復(fù)選框；

5、在“格式”框中選擇一種目錄格式，在“顯示級別”框中鍵入或者選擇一種顯示級別。顯示級別是指在目錄中從最高級開始顯示的級別數(shù)；

6、若要對其它選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置，單擊“選項(xiàng)”按鈕進(jìn)行。在選定了各選項(xiàng)后，單擊“確定”按鈕。

這樣，Word2000就會在指定的地方建立目錄，目錄中的頁碼是由Word自動確定的。編制好目錄后，Word將搜索帶有指定樣式的標(biāo)題，按照標(biāo)題級別排序，引用頁碼，并且在文檔中顯示目錄，還可以利用它在聯(lián)機(jī)文檔中快速漫游。將鼠標(biāo)指針移動到目錄的頁碼上，你會看到鼠標(biāo)指針變成了手形，單擊左鍵即可跳轉(zhuǎn)到文檔中相應(yīng)的標(biāo)題下。

50、在長文檔中快速漫游

在文檔中漫游。單擊常用工具欄上（就是有“新建”和“打開”按鈕的那個(gè)工具欄，靠近右邊，唉，沒辦法學(xué)問多了，蓋都蓋不?。┑摹拔臋n結(jié)構(gòu)圖”按鈕，然后再單擊文檔結(jié)構(gòu)圖中要跳轉(zhuǎn)的標(biāo)題即可至文檔中相應(yīng)位置。文檔結(jié)構(gòu)圖將在一個(gè)單獨(dú)的窗格中顯示文檔標(biāo)題，你可通過文檔結(jié)構(gòu)圖在整個(gè)文檔中快速漫游并追蹤特定位置。在文檔結(jié)構(gòu)圖中，可選擇顯示的內(nèi)容級別，調(diào)整文檔結(jié)構(gòu)圖的大小。若標(biāo)題太長，超出文檔結(jié)構(gòu)圖寬度，不必調(diào)整窗口大小，只需將鼠標(biāo)指針在標(biāo)題上稍作停留，即可看到整個(gè)標(biāo)題。

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