在日常工作會議上,會議主持人無疑應(yīng)是會議進(jìn)程的動力和向?qū)?,那些頗為成功的會議主持人必須掌握因勢利導(dǎo)處理難題的藝術(shù)。這些難題有:解決爭端、控制感情、傳遞信息。
為此,會議主持人要唱好以下三部曲:
一、使會議進(jìn)入程序 會議開頭至關(guān)重要,想把握成功的機(jī)會,要遵守如下規(guī)則:
1、準(zhǔn)時開會:不要為某個人或某幾個人未到而廷誤開會時間,因?yàn)榧偃缒菢樱禄仄溆嗟娜吮愣紩t到。準(zhǔn)時開會是主持人的責(zé)任和魄力之所在,如果你還沒有做過改進(jìn)會風(fēng)的事,那么準(zhǔn)時開會就是一大改革,準(zhǔn)時開會是準(zhǔn)時閉會的必備條件。
2、直截了當(dāng)?shù)匦紩h的目的:通常,會議文件或通知在會前已經(jīng)到了與會者手中。即使這樣,你仍有必要再強(qiáng)調(diào)一下會議目的??陬^說明有助于為與會者明確地限定討論的問題,而且能夠消除在會議開始時人們思緒的混亂狀態(tài),集中大家的注意力。
3、要講得快、積極、有信心的話:你得開場白要表明會議定能成功;指出議題的重要性;指出達(dá)成的決議將對人們產(chǎn)生的影響;充分估量會議價值,給與會者設(shè)一個目標(biāo)。不要講吞吞吐吐、圓滑消極,被動式模棱兩可的話。
4、潛心用詞,妙趣橫生:直接而有活力的開場白能影響會議的氣氛和節(jié)奏,能給你的思想穿上明快、動人的服裝。
5、要簡潔:開場白要限制在一分鐘左右。你的任務(wù)不是表現(xiàn)自己,而是講清問題、強(qiáng)調(diào)問題的迫切性,督促與會者開動腦筋。講長話會磨純“會鋒“,分散注意力,引偏目標(biāo)。
二、推進(jìn)會議主持人應(yīng)起指揮員或向?qū)У淖饔?。?dāng)與會者怒火迸發(fā)時,他是個消防員、裁判員,可以行使限制權(quán);他也是個采購員,容納百家之言,善于鑒別有價值的意見,并使之完善??傊?,他既象法官,又象調(diào)解員。因此,他應(yīng)掌握以下原則:
1、公正無私:面對面交流意見時,免不了會帶些情緒。氣氛緊張熱烈的會議總比死水一潭好得多。你若采取中立態(tài)度,這樣的會議也不難駕馭。你可以分類篩選各種意見,但不能以個人好惡偏袒任何一方。你應(yīng)引導(dǎo)討論,而不是強(qiáng)制討論。
2、防止冷場:會上一陣沉默突然降臨,每個人都在等待別人講話,如此難堪的情景令人室息,緊張,也是導(dǎo)致紛爭和混亂的因素。
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