學(xué)習(xí)目的和要求：通過本章的學(xué)習(xí)，初步掌握公文處理的基本原理與技能，包括公文處理的范疇、任務(wù)及其在實(shí)際工作中的重要作用，公文處理的基本原則與收發(fā)公文處理程序、辦畢文件的處置等。學(xué)習(xí)過程中必須注意理論聯(lián)系實(shí)際，以便收到實(shí)效。

第一節(jié)   公文處理概述

一、公文處理的含義與重要意義

公文是機(jī)關(guān)在管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是依法管理和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。公文處理，指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。其具體任務(wù)是：

1．?dāng)M寫與制作公文：包括擬稿、會(huì)商、審核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)直至用印或簽署，形成正式公文。

2．傳遞公文：將擬制成的公文，根據(jù)公文性質(zhì)與時(shí)限要求以多種方式傳遞給收受公文的機(jī)關(guān)。主要包括收發(fā)文登記、分辦、傳遞、催辦和組織傳閱等環(huán)節(jié)。

3．辦理公文：對(duì)于收文予以執(zhí)行辦理或撰擬新的公文作出答復(fù)、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的處理。

4．處置辦畢公文：對(duì)已辦理完畢的公文采取立卷歸檔、清退、銷毀與暫存等方法進(jìn)行處置。

5．管理公文：指對(duì)公文的平時(shí)分類保管與提供利用。

6．對(duì)公文擬制辦理的組織管理與監(jiān)督控制。

公文處理是機(jī)關(guān)工作中不可缺少的組成部分，它對(duì)機(jī)關(guān)工作的現(xiàn)實(shí)意義和對(duì)檔案事業(yè)的歷史意義使之在機(jī)關(guān)工作中占有特殊、重要的地位。

第一，公文處理是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)職能的重要條件。

任何機(jī)關(guān)在行使職權(quán)、實(shí)施管理時(shí)均離不開公文，公文處理工作是機(jī)關(guān)上下級(jí)、平行或不相隸屬機(jī)關(guān)之間傳達(dá)政令、溝通信息的通道。如上級(jí)機(jī)關(guān)通過公文向下級(jí)傳達(dá)黨和國(guó)家的方針政策、發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章、施行行政措施、答復(fù)問題、指導(dǎo)與布置工作；下級(jí)機(jī)關(guān)通過公文向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)請(qǐng)示工作、報(bào)告情況、提出合理建議；平級(jí)與相關(guān)機(jī)關(guān)之間通過公文相互交流經(jīng)驗(yàn)、商洽工作都需要進(jìn)行公文處理。因此，在機(jī)關(guān)問，公文處理是聯(lián)系上下、溝通左右的橋梁與紐帶，也是傳遞信息的通道。

公文處理工作為溝通機(jī)關(guān)與人民群眾之間的聯(lián)系提供了必要條件。黨和國(guó)家的方針政策、政府的規(guī)章、有關(guān)機(jī)關(guān)的各項(xiàng)與群眾有關(guān)的要求和事項(xiàng)都是通過公文工作向人民群眾傳遞與發(fā)布的。而人民群眾的建議、意見、要求等，也可通過公文處理傳遞給機(jī)關(guān)。通過公文工作，機(jī)關(guān)可采納人民群眾的建議、意見、批評(píng)，改進(jìn)機(jī)關(guān)工作，也可幫助人民群眾解決實(shí)際困難與具體問題。

在機(jī)關(guān)內(nèi)部，公文工作服務(wù)于機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及各有關(guān)業(yè)務(wù)部門。它使機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)能及時(shí)獲取內(nèi)外信息，作出正確決策；它能為各業(yè)務(wù)部門及時(shí)傳遞信息，使各項(xiàng)工作有所依據(jù)，日的明確；它能使機(jī)關(guān)的意圖盡快向有關(guān)機(jī)關(guān)傳遞，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)的管理職能。在機(jī)關(guān)行使職權(quán)與實(shí)施管理的活動(dòng)過程中，公文工作主要是向有關(guān)方面提供了履行職能所必需的信息支持，為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及業(yè)務(wù)部門提供工作上的便利，輔助他們更好地完成各項(xiàng)工作。

公文處理的各項(xiàng)具體業(yè)務(wù)對(duì)于機(jī)關(guān)完成任務(wù)，提高工作效率，克服官僚主義、形式主義、文牘主義都有現(xiàn)實(shí)意義。

總之，公文處理是機(jī)關(guān)工作的紐帶，是機(jī)關(guān)接受與傳遞信息的通道，是機(jī)關(guān)聯(lián)系人民群眾的途徑，是領(lǐng)導(dǎo)與業(yè)務(wù)部門的工作助手，是機(jī)關(guān)保密工作的重要環(huán)節(jié)，是機(jī)關(guān)提高工作效率的必要條件之一，所以公文工作在機(jī)關(guān)工作中占有重要的地位?？梢哉f無論是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)還是業(yè)務(wù)部門，在實(shí)際工作中都離不開公文處理，沒有公文工作的支持，其他各項(xiàng)工作都難以開展。

第二，公文處理是國(guó)家檔案事業(yè)的重要基礎(chǔ)。

公文辦畢后，其中一部分反映著機(jī)關(guān)活動(dòng)的基本歷史面貌，對(duì)于機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作有著不同的參考利用價(jià)值，其余的公文既不反映機(jī)關(guān)的基本歷史面貌，又無查考利用價(jià)值，因此，公文工作要對(duì)辦畢文件進(jìn)行準(zhǔn)確的分流。即將辦結(jié)文件按文件立卷歸檔的范圍與機(jī)關(guān)實(shí)際工作的需要，剔除無查考保存價(jià)值的文件，進(jìn)一步按照文件在價(jià)值等級(jí)上的不同將其分成永久、定期予以保管。