公文采用特定的格式，目的是規(guī)范公文處理工作，解決公文體例不統(tǒng)一、格式不一致、銜接不順暢等問題，從而保證公文質(zhì)量，提高公文辦理效率，確保黨政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文得以順利貫徹執(zhí)行?！饵h政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》(以下簡稱《條例》)規(guī)定“公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成”，從18個方面規(guī)范了黨政機(jī)關(guān)公文格式各要素。這里結(jié)合實際工作，為大家梳理一下其中涉及的規(guī)范性問題。

1. 公文份號標(biāo)注要規(guī)范。份號即公文印制的順序號，涉密公文標(biāo)注份號有利于加強(qiáng)公文的管理，便于掌握公文的去向。按照《條例》規(guī)定，公文份號在公文首頁左上角用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。涉密文件可標(biāo)虛位，一般標(biāo)四至六位，如果是兩位數(shù)的文件共20號，則從0001號開始編碼，一直編排到0020號;如果是四位數(shù)的文件共2012號，則從000001號開始編碼，一直編排到002012號。

2. 密級和保密期限標(biāo)注要規(guī)范。高標(biāo)密級或低標(biāo)密級都會給文件的使用和管理帶來不便，因此要本著實事求是、利于保密的原則，合理把握和確定密級和保密期限。密級和保密期限都要標(biāo)注在公文首頁的左上角，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。例如：秘密1年、機(jī)密3年、絕密長期。

3. 緊急程度標(biāo)注要規(guī)范。這是公文送達(dá)和辦理的時限要求。公文的緊急程度要在公文首頁左上角標(biāo)注。不能將正常運行的公文隨意標(biāo)注為“急件”?，F(xiàn)在有些部門上報的公文，不急的公文卻標(biāo)注了緊急程度，緩急程度標(biāo)注過高，給上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)增加了壓力，帶來了不必要的麻煩。

4. 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志要規(guī)范。這是由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，此類文件是機(jī)關(guān)或部門的大頭文件，一般是指上報或下發(fā)的政策性文件;文件頭也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，文號編在版頭下方紅線以下，一般用函類公文較多。要取消一些部門“發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加括號并標(biāo)注文種”的文件標(biāo)題格式，例如：××××廳(通知)、××××局(批復(fù))等，統(tǒng)一采用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱加“文件”二字或者發(fā)文機(jī)關(guān)規(guī)范化簡稱形式，再根據(jù)文件內(nèi)容確定使用的文種。

5. 發(fā)文字號標(biāo)注要規(guī)范。發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合發(fā)文時，使用主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號。現(xiàn)在一些部門發(fā)文時常出現(xiàn)以下問題：有的是發(fā)文機(jī)關(guān)代字概括不準(zhǔn)確，要么機(jī)關(guān)代字太長，要么提煉概括不夠準(zhǔn)確;有的是發(fā)文字號標(biāo)注不規(guī)范，要么年份標(biāo)注不正確，如，將2013年標(biāo)注為〔13〕，要么應(yīng)用六角括號標(biāo)注的卻使用方括號、圓括號、方頭括號等，要么發(fā)文順序號編虛位，如將“×××〔2013〕9號”誤寫成“×××〔2013〕009號”，要么年份前面加“字”、后面加“第”等，如將“×××〔2013〕9號”誤寫成“×××字〔2013〕第9號”;有的是發(fā)文字號的標(biāo)注位置錯誤，上行文的發(fā)文字號要么排在居中位置，要么在左側(cè)頂格書寫，等等，這些都是不規(guī)范的。

6. 簽發(fā)人標(biāo)注要規(guī)范。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。不同層次的文件簽發(fā)人不同。如果是以市委文件形式上報省委的公文，簽發(fā)人就是市委書記;如果是以市政府或省直部門文件上報省政府的公文，簽發(fā)人就是市長或部門的一把手。現(xiàn)在經(jīng)常出現(xiàn)簽發(fā)人不規(guī)范的現(xiàn)象：有的是上報公文不標(biāo)注簽發(fā)人;有的是聯(lián)合上報公文時只標(biāo)注主辦部門的負(fù)責(zé)人而不標(biāo)注其他協(xié)辦部門負(fù)責(zé)人;有的是簽發(fā)人標(biāo)注不規(guī)范，排列不整齊，簽發(fā)人姓名不用楷體而使用黑體或者仿宋體等。

7. 公文標(biāo)題標(biāo)注要規(guī)范。公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成，不能缺項。公文標(biāo)題要能概括公文的主要內(nèi)容，使用正確文種，做到準(zhǔn)確、精練，通過標(biāo)題使受文者及時了解文件的主旨和要義。標(biāo)題中要盡量少用標(biāo)點符號，除書名號、引號、括號之外，其他標(biāo)點符號不能在標(biāo)題中隨意亂用。

在我們接觸的公文中，標(biāo)題不規(guī)范的情況主要有以下幾類：有的公文制發(fā)時不標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，如“關(guān)于××××××的通知”，省略了發(fā)文機(jī)關(guān);有的重復(fù)使用介詞結(jié)構(gòu)“關(guān)于”，如“××市關(guān)于印發(fā)關(guān)于××××××規(guī)定的通知”等;有的重復(fù)使用公文文種，如“×××轉(zhuǎn)發(fā)××部轉(zhuǎn)發(fā)×××部印發(fā)關(guān)于××××××規(guī)定的通知的通知的通知”;有的文種使用不當(dāng)，如“××廳關(guān)于××××××的請示報告”等，或在法定公文文種以外隨意創(chuàng)造文種，如“××廳關(guān)于×××的建議”、“××廳關(guān)于×××的說明”、“××廳關(guān)于×××的對策”等;有的在標(biāo)題中隨便使用標(biāo)點符號，如“××廳關(guān)于×××、及×××的通知”等;有的公文標(biāo)題內(nèi)容缺項不能準(zhǔn)確概括反映公文內(nèi)容，如“××市人民政府關(guān)于×××非法售油被焦點訪談曝光情況的報告”缺少“整改”二字，“××廳關(guān)于奶款拖欠問題的報告”缺少“及對策建議”。

8. 主送機(jī)關(guān)標(biāo)注要規(guī)范。主送機(jī)關(guān)就是公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。

在我們接觸的公文中，主送機(jī)關(guān)標(biāo)注存在的問題主要體現(xiàn)在違反《條例》行文規(guī)則的有關(guān)規(guī)定上：一是多頭請示，如有的市政府向省委、省政府同時報送“請示”，有的機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)報送請示時，其同一個文件又向多個上級機(jī)關(guān)報送卻不注明分送情況，造成上級機(jī)關(guān)交叉批示，給公文辦理帶來極大不便。二是不按隸屬關(guān)系行文，把不相隸屬的兩個上級機(jī)關(guān)并列隨意主送，如省直某部門給省政府報送報告主送“省政府并國家×××部”。對待這樣的上報公文，報告事項為主的上級機(jī)關(guān)用主送，報告事項為輔的上級機(jī)關(guān)則用抄送，不能把兩個不相隸屬的上級機(jī)關(guān)并列主送。三是違反黨政分開的原則，以市委、市政府名義給省政府寫請示，有的未經(jīng)上級機(jī)關(guān)同意就給上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志個人行文，還有的市政府或省直部門給省政府報送公文寫“省政府并×××省長”。

9. 正文表述要規(guī)范。正文是公文的主體和核心部分，用來表述公文的內(nèi)容。公文首頁應(yīng)當(dāng)顯示公文的正文。特別是有的聯(lián)合行文公文標(biāo)題很長，占據(jù)了公文首頁的大部分篇幅，這樣就要調(diào)整標(biāo)題內(nèi)容，必要時可以縮減標(biāo)題字?jǐn)?shù)，把公文首頁留出一些空間來寫正文內(nèi)容，避免出現(xiàn)公文首頁只有標(biāo)題沒有正文的情況。公文正文表述中需要把握以下幾個重點。

一是上報的請示、報告類公文，“請示”要嚴(yán)格遵守一文一事的原則，一次請求上級機(jī)關(guān)給予解決一個主要問題即可，不能在一個請示中向上級機(jī)關(guān)提出多個不相關(guān)聯(lián)的事項;“報告”中不能夾帶請示事項，以報告情況、答復(fù)問題為主，嚴(yán)格與“請示”的內(nèi)容分開。

二是下發(fā)的公文，要嚴(yán)格按照隸屬關(guān)系行文，同級機(jī)關(guān)不能用通知、批復(fù)的文種向?qū)Ψ叫形模松霞墮C(jī)關(guān)授權(quán)外，不能向同級機(jī)關(guān)下發(fā)人事任免、編制批復(fù)、項目審批、資金撥付等通知或批復(fù)類公文。各級黨政部門除其辦公室外的內(nèi)設(shè)處室不允許對外下達(dá)指令性公文，各級黨政機(jī)關(guān)和部門都應(yīng)自覺遵守。

三是部門會簽未經(jīng)協(xié)調(diào)一致不得各自單獨行文，一個部門下發(fā)的公文其內(nèi)容涉及其他部門的職責(zé)，不經(jīng)會簽不能單獨向本系統(tǒng)及下屬單位下發(fā);上報公文，其內(nèi)容涉及其他部門的職責(zé)，則必須與相關(guān)部門會簽同意后方可向上級機(jī)關(guān)報送“請示”或“報告”，沒有達(dá)成一致的內(nèi)容不能寫入“請示”或“報告”中。

10. 附件說明表述要規(guī)范。附件說明是公文附件的順序號和名稱。在正文之下空一行左空兩字位置編排“附件”二字，后面標(biāo)全角冒號和附件名稱。如果有多個附件，則依次單獨成行向下排列。無論是上報公文還是下發(fā)公文，經(jīng)常出現(xiàn)的問題有：一是公文中帶有附件，卻漏標(biāo)附件說明;二是附件說明標(biāo)注不規(guī)范，如有的附件順序號用漢字標(biāo)注(應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字)，有的雖然用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注但后面用頓號分隔，有的附件名稱后加句號(附件名稱后面不加標(biāo)點符號)，有的附件名稱較長轉(zhuǎn)行后頂格排列(應(yīng)與上行附件名稱的首字對齊)。

11. 發(fā)文機(jī)關(guān)署名標(biāo)注要規(guī)范。發(fā)文機(jī)關(guān)署名要用機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱?，F(xiàn)在有些上報公文或下發(fā)公文沒有按照《條例》要求標(biāo)注發(fā)文機(jī)關(guān)署名，有的發(fā)文機(jī)關(guān)署名與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、標(biāo)題中的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱不一致、不規(guī)范，有的只蓋部門公章不署名，有的成文日期用漢字標(biāo)注(應(yīng)為阿拉伯?dāng)?shù)字)。如某廳上報公文的標(biāo)題用全稱，而發(fā)文機(jī)關(guān)署名卻用簡稱;某局下發(fā)的文件標(biāo)題是“關(guān)于××××××工作的通知”，署名卻是某局辦公室;還有的部門給下級單位下發(fā)通知，以部門名義發(fā)文，署名卻是部門的某個業(yè)務(wù)處。上述這些機(jī)關(guān)署名不規(guī)范的問題，均應(yīng)予以糾正。

12. 成文日期標(biāo)注要規(guī)范。公文的成文日期要署會議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期，聯(lián)合發(fā)文要署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。這里要把握好兩點：一是沒有主送機(jī)關(guān)和發(fā)文機(jī)關(guān)署名的公文，成文日期加括號標(biāo)注在標(biāo)題下方;二是有主送機(jī)關(guān)和發(fā)文機(jī)關(guān)署名的公文，標(biāo)注在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行。成文日期無論用哪一種方式標(biāo)注，都要用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。標(biāo)注的年、月、日均用全稱，年、月、日不編虛位，不簡稱。如“2012年8月6日”，不能寫成“12年08月06日”。

13. 印章加蓋要規(guī)范。公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。各級機(jī)關(guān)在印章使用方面不規(guī)范的現(xiàn)象較為普遍：有的用印位置比較隨意，不居中、不端正、不清楚、不規(guī)范;有的聯(lián)合行文用印時，印章相交或相切;有的聯(lián)合行文只蓋主辦部門的印章而不蓋協(xié)辦部門的印章;有的印章與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志不符。

按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，對于加蓋印章的公文，單一機(jī)關(guān)行文時，成文日期右空四字編排，發(fā)文機(jī)關(guān)署名在成文日期之上，以成文日期為準(zhǔn)居中編排，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)上距正文一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切。

對于不加蓋印章的公文，單一機(jī)關(guān)行文時，在正文或附件說明下空一行右空兩字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移兩字，如成文日期長于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)使成文日期右空兩字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。聯(lián)合行文時，應(yīng)先編排主辦機(jī)關(guān)署名，其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排。

14. 附注標(biāo)注要規(guī)范。附注是公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項。主要標(biāo)注公文的傳達(dá)范圍或聯(lián)系人姓名、聯(lián)系電話等，一般加括號標(biāo)注于成文日期左下方。上報公文必須標(biāo)注聯(lián)系人和聯(lián)系電話，以便于上級機(jī)關(guān)在辦理該公文時與熟悉該公文的人員聯(lián)系溝通，協(xié)調(diào)事項。

15. 附件標(biāo)注要規(guī)范。附件是公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。附件要另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂，如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號。

16. 抄送機(jī)關(guān)標(biāo)注要規(guī)范。抄送機(jī)關(guān)是指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。抄送機(jī)關(guān)可以是上級、平級、下級和不相隸屬機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)的排列順序一般按機(jī)關(guān)性質(zhì)和隸屬關(guān)系確定。具體排列上，依照先上級機(jī)關(guān)、再平級機(jī)關(guān)、后下級機(jī)關(guān)的次序。抄送單位一般不寫領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或部門負(fù)責(zé)同志個人。

17. 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期要規(guī)范。這里是指公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。制發(fā)公文的部門印發(fā)機(jī)關(guān)一般寫其部門辦公室，而不寫其部門，如“×××廳辦公室印”，印發(fā)日期用阿拉伯?dāng)?shù)字完整寫明年、月、日，后面加“印發(fā)”二字。

18. 頁碼標(biāo)注要規(guī)范。這里是指公文頁數(shù)順序號。工作中常見的公文頁碼的標(biāo)注有兩種。一種是公文正文包括幾個附件，且都是正文的組成部分，這樣就必須把所有附件內(nèi)容列入整個公文的整體部分，統(tǒng)一編排頁碼，印刷版記標(biāo)在公文的最后。如領(lǐng)導(dǎo)干部出訪的請示，包括請示內(nèi)容、出訪代表團(tuán)人員名單、出訪國家邀請函、出訪國家大使館復(fù)電等內(nèi)容，都必須作為整個請示的整體內(nèi)容統(tǒng)一編排頁碼，不能單獨列出附件。另一種是公文有幾個附件，各有其獨立性，或是單獨排版，或是單獨裝訂，這時，附件不與公文正文統(tǒng)一編排頁碼，而需另編頁碼。